(шест прости правила)
Автор: Николай Николов
Войната в офиса ви е позната, нали? Онази тихата, ползваща всички средства – клюки, междуособици, заплати, квалификация, кадърност…
Как да останем в периферията на горещото ядро от неважните за работния процес неща? Как да съсредоточим екипа си върху работните проблеми, ако сме начело на някакъв отдел – без значение какъв – когато работата с хора е най-трудното нещо на този свят?
Безброй са изследванията и публикациите за отношенията в офиса, за екипната работа, за „добрия лидер”. Но колко от мениджърите всъщностса Лидери? Колко от хората имат време да се занимават със сухи извадки и предъвкани факти? И най-важният въпрос – колко души им вярват?
Ще обърнем внимание на самата реалност – как всъщност се развиват взаимоотношенията в един екип между ръководител и подчинени. Целта е да се представят нещата такива, каквито са и простичко да се обясни какво всъщност разделя или събира даден екип и как можете да стигнете до главното “Л”.
За да управлява успешно и ефективно един мениджър, той следва да осъществява основните функции, които са присъщи на мениджмънта, а именно: да планира, да организира, да координира и т.н. Това са функциите определени от, най-общо казано, неговата длъжностна характеристика. Да обърнем внимание, обаче, на едно друго качество – способността му да комуникира с подчинените си. Това си е цяло изкуство и всъщност от неговото усвояване зависи доброто сработване на екипа и в крайна сметка – положителните резултати на целия отдел.
Професор Фред Фидлър* е убеден, че е по-лесно да се промени всичко в работната ситуация, отколкото да се промени личността на човека и оттам – неговият лидерски стил. Той вижда ефективността като промяна на ситуацията, а не като промяна на стила. Да се промени стилът на ръководителя чрез обучение според Фидлър е изключително трудна задача. Бих допълнил, че докато функционното ръководство може да се изучи и приложи в някаква стереотипна схема, качеството „комуникация” е по-скоро вродено умение. Манипулирането на моментните ситуации е доста полезно, за този който умее да жонглира с наблюдението, анализа и практическите приложения на изводите. Ако имате проблем с управлението на екипа си, може би трябва да обърнете менталния си взор към осъзнаване на следните действия, които трябва да предприемете:
- даване на ръководен пример
- защита интересите на подчинените
- интерес към задачите на всеки подчинен
- помощ при изоставане от графика
- наблюдение на взаимоотношенията между служителите
- умение за запазване на „шефски” авторитет
Казвам „осъзнаване”, защото всеки е склонен да си интерпретира тези понятия по свой начин, без да се замисля какво значат те за хората, с които работи. За да синхронизираме нещата, ще ги разгледаме едно по едно.
- Ръководният пример.
Трябва да знаете едно нещо – дори и преди да сте били част от екипа, на нивото на останалите, хората ви вече гледат на вас с друго око. Те виждат във ваше лице човек, който взема повече пари. Човек, за когото по презумпция смятат, че работи по-малко от тях. Това, разбира се, кара мнозинството да не си дава “много зор” по задачите или най-малкото – да ги върши до минимум необходимото. Как ще накарате тези хора (в един екип те винаги са налице) да се мотивират и да дадат максимума от себе си? „Доброто” старо крещене и мъмрене не помага, ако си имате работа с разумни хора. Заплахите за уволнение при най-малкото провинение са стереотип на една минала епоха. Вие си комуникирате с човеци, те разбират и от други неща, освен от прекомерната директорска показност. Не се опитвайте да ги смачкате с властта си (още повече, че тя все пак не е толкова голяма), защото това ще е краят на вашето водачество.
Сутрин винаги идвайте пръв на работа, а вечер по възможност си тръгвайте след подчинените си. Никога не го натяквайте на останалите, те просто винаги ще се чувстват леко гузни за това и ще спечелите уважението им като точен и ефективен тип шеф. Не толерирайте обаче закъсненията. Може да не обръщате внимание, когато няма спешна работа, но при гонене на срокове, трябва всички да са наясно, че това влияе негативно на целия екип. Можете да го обясните на хората не на оперативка, а примерно на групов обяд. Там те биха приели думите ви не като студена заповед, а по-скоро като сключване на пакт, който ще спазват.
Нека всичко това не ви звучи като глупав план за подмазване на подчинените си. Това са функциите на лидера – да покаже, че може, желае и прави повече от останалите, защото хората не се нуждаят толкова от някакъв директор, отколкото от водач. Както отбелязва Питър Дракър*, единственото определение за лидер е “някой да има последователи”. Още от племенната система в света е валидно следното правило – всички следват човек, когото харесват, когото признават за нещо повече от себе си, а не такъв, когото презират. Човек е водач, когато другите го признаят за такъв, а не сам да е надянал короната. Това е най-естествената мотивация за служителите ви – да приемат, че са в един състезаващ се отбор, а вие сте негов капитан.
- Протекция на служителите.
Мотивацията трябва да се захранва и от още нещо, което е задължително, за да бъдете добър водач за хората си – защитата на интересите им. Знаете как от страна на други отдели се появяват нездрави опити да се хвърля сянка на съмнение върху способността на отделни членове на екипа или върху качеството на работа. Това е двоен удар – веднъж за екипа, втори път за вас самите. Длъжни сте да защитите имиджа на отдела, като отхвърлите тези съмнения пред водещите мениджъри на организацията. Това може да направите по няколко начина като:
- споделяте с шефовете колко добре се сработвате с екипа;
- хвалите отделни членове на отдела;
- ги държите постоянно в течение на текущата ви работа.
Така „зломислителите” ще бъдат разбити с истината, без да се налага да сплитате и вие интриги.
Друг момент в протекцията на подчинените ви е отстояването на техните работни права. Щом вие сте позволили отпуск, например, не може друг, пък било и по-висш мениджър, да го отменя. Това уронва престижа ви и кара служителите ви да се съмняват във вашата дума. Дайте на останалите мениджъри ясен знак, че отделът е ваш и не търпите вмешателство. Заплати не можете да коригирате, но е добре, когато някой се справя перфектно и с желание се хвърля в изпълнение на задачите, да го предложите за минимално увеличение на заплатата или поне за еднократен стимулиращ бонус.
Понякога наистина някой бърка и тогава вие можете да бъдете смъмрен за пропуските на екипа. Не хвърляйте вината веднага върху колегата си, защото: първо това не е спасителен пояс за вас, второ – жалко е. Всеки бърка, дори и вие, така че поговорете с този ваш подчинен и той ще си вземе бележка. Не забравяйте, че много по-лесно е за шефовете да уволнят не вас, а някой от екипа ви. Не позволявайте да ви се понесе славата на ръководител, който с лека ръка оставя служителите си на улицата. Естествено, ако той продължи с тези „изцепки”, то време е да се разделите с него, тъй като или го прави нарочно, за да ви навреди, или е некомпетентен. И в двата случая не е нужен на екипа.
- Интересът към персоналните задачи.
Никой не харесва шефа, който се „овесва” на врата на подчинените си и ги следи като гестаповец докъде са стигнали с работата си. И напълно резонно – работоспособността на човек по-скоро ще спадне, отколкото да достигне някакви положителни стойности. Никога не изнервяйте по този начин екипа. Хората не обичат да бъдат дебнати. Не харесват, когато някой застава до тях и половин час се взира в монитора им, примерно. Все пак, това са хора, които се имат за специалисти – ако се не се съмнявате в тях, защо ги следите? Това се питат те и определено смятат, че си е чиста проба тормоз.
Има по-добър начин да сте в крак с постигнатото от екипа. Похвалете всички заедно, ако работата върви, покажете им, че тя е важна за организацията, в която работите, накарайте ги да се отпуснат. Никой няма да ги разпъва на кръст, те ще се държат естествено. Така в самия процес на работа, подчинените ви сами ще обсъждат с вас и останалите си колеги тяхната част от проекта, етапите, по които работят, без да имат чувството, че са разпитвани. Изхождайки от максимата, че в спора се ражда истината, ще добавя, че с разговори се постигат по-добри резултати. Така ще имате време да изгладите някои пропуски, които иначе – в последния момент, ако не знаете за тях – ще си останат като минус за отдела.
Когато поставяте задачите на отделните служители, постарайте се това да не прозвучи като фараонска заповед. Не забравяйте, че всички сте там на работа; никой не е роб, за да се държите надменно с него.
- Помощта при нужда.
Не всички могат да се мобилизират винаги на сто процента. Има фактори, влияещи негативно на всеки, дори и да е добър служител по принцип. Ако някой започне в даден момент „да дава фира”, вие сте длъжни да му помогнете. Поговорете с него насаме. Не подхващайте темата с това, че ще му “ударите рамо”; по-добре му кажете, че имате свободно време и искате да вземете част от работата му, за да не бездействате. Хората обикновено имат самочувствие, а така вие няма да го засегнете. Ако човекът гледа обективно на нещата, ще приеме с удоволствие и ще оцени помощта, още повече, че останалите от екипа няма да разберат за моментната му слабост. Ако пък откаже, ще е длъжен да свърши навреме и сам, евентуално работейки извънредно.
Да обърнем внимание върху друг факт – онези, които системно не се справят със задълженията си и се налага постоянно някой друг да върши работата им. Такъв човек трябва да разбере, че всичко си има граници. Не трябва всеки път да карате останалите да му помагат, защото те не са виновни за неговата очевидна неспособност. Колкото и да е неприятно, тези служители трябва да бъдат предложени за уволнение. Все пак, това е пазарна икономика и не може вечно да се прикрива „дупката” на екипа. Понякога са нужни сериозни мерки, спасяващи работата, а не един нескопосан индивид.
- Наблюдаване на служителите.
Не, не монтирайте скрити камери и микрофони, няма да се занимавате с изнудване. Вие трябва да наблюдавате служителите си, не за да ги хокате и овиквате в случай на грешки, а точно за предодвратяване на тези грешки. Какво искам да кажа?
Както и в училище (спомняте си го, нали!), така и в офиса има някакви вътрешни междуособици – тази била дебела, онзи пък простак, на трети жена му му изневерява… Да виждате нещо свързано с работата? Не, но такива са хората; много изследвания показват, че в офиса повече време се отделя за клюки, отколкото за съществената работа. Положението се влошава в момента, в който всичко това започва да вреди на екипа и да го дърпа назад. Този не иска да работи по проект с онзи, защото знае, че не го харесва, другият пък не се погажда с някого, по чисто политически убеждения… и още подобни проблеми. Натоварването предизвиква едно дребно раздразнение у човек, което впоследствие се натрупва и тези с по-лабилна психика гледат да си го изкарат върху околните. Работа, разбира се, никой няма да спре, защото е длъжен да я върши, но ефективността спада. Не е важно нещо да се направи, ако ще е през пръсти, важно е да бъде както трябва. Ето защо вие сте човекът, който щом разпределя задачите на екипа, трябва да вземе под внимание тези наглед дребни междуособици. Една от тях е смешна, три вече са пагубни за работата.
Никога не поставяйте обща задача на хора, които изпитват някаква неприязън един към друг, защото в процеса на работа, тя ще се превърне в омраза, което ще насади тягостна атмосфера в екипа. При възможност дори слагайте тези хора в различни стаи. Така всички ще са доволни, а най-главното – работата ще си върви нормално. Ако се появи „неизлечим” конфликт между някои от служителите, време е да си поговорите с тях като шеф с подчинени и да ги накарате да повярват, че е по-добре да си мълчат и да не изнервят останалите си колеги, ако не искат да си търсят друга работа. Това е доста краен вариант, носитуацията го налага.
- Лидерският авторитет.
Ако нещо от дотук казаното ви е навело на мисълта, че трябва да угаждате всячески на всички, веднага ще ви поправя. Пагубно ще е за вас да тръгне слуха, че сте мекушав, още по-лошо – безконтролен спрямо подчинените си. Не забравяйте, че и над вас има началници, а вашата цел не е да ви заменят с друг.
Наполеон Бонапарт е казал, че стремежът да се властва над себеподобните е една от най-силните човешки страсти. Това е в природата ни… но как точно ще го правим е лично наш избор. И не е само въпрос на избор, а и на умения. Далеч по-добре е да наметнем кадифеното покривало на разумното ръководство върху желязното си желание за властна дисциплина.
Не позволявайте на служителите да си мислят, че те определят върху какво ще работят, кога ще ползват отпуск или с колко ще закъсняват за работа. При първо провинение на някого, говорете с него насаме, но при рецидив, постарайте се всички да разберат, че са работили повече заради него. Никога не викайте, това не са деца, но по самия ви тон хората трябва да знаят кой е шефа. Когато давате задачи не казвайте „ще свършиш ли това?”, предпочетете ясното „свърши това!”. В никакъв случай не позволявайте да се промъкне съмнение в ръководните ви умения. Трябва да осъзнаете, че тези хора са ваши подчинени, а не тайфа приятели от училище, и да ги накарате и те да го осъзнаят. Може преди да сте били колеги, но правилното функциониране на отдела не търпи прекаленото фамилиарничене. Не позволявайте разни хора да се позовават на познанството си с вас и да не си обслужват задълженията. Всички трябва да са наясно, че ако работата върви напред, можете да бъдете разбран човек, но ако нещата се объркват, ще сте строгия шеф. Всичко опира до чувството за справедливост на хората и осъзнаването на факта, че когато допускат грешки, сами са си виновни за наказанието, а когато се справят добре, ще бъдат поощрявани. Е, ако работите с идиоти, замислете се дали да не смените организацията.
Разбира се, има още много фактори, с които трябва да се съобразявате, но те произлизат винаги от описаните шест.
Трябва да се знае, че това не са задължителни правила, които да спазвате фанатично. Не твърдя, че важат за всички ситуации, но съм убеден, че зачитането им би имало позитивен харарактер върху изпълнението на ръководни задачи. Ако всичко това ви се вижда безсмислено и прекалено, или пък повърхностно и ненаучно – няма нищо страшно. Отделът и работата няма да изчезнат… И дали този перфекционизъм всъщност е важен?
Но ако сте се замислили след прочетеното, ще ви кажа кое е важно за мен: както преди сте положили усилия да се изкачите до ръководна функция, самоусъвършенствали сте се постоянно с голяма доза упоритост, така и сега да докажете и на вас самите, че ставате за лидер, заслужавате уважение и знаете как да постигат своите и тези на компанията цели. Вярата в себе си е изключително силно оръжие във всяко едно отношение. Трудно е за осъзнаване, но след това е лесно за използване в изкачването на вашата стълба.
Тогава ще дойде и главното „Л”.
*Фред Фидлър е пенсиониран професор по психология от университета във Вашингтон(модел на “непредвидените ситуации”)
*Питър Дракър е американски специалист и автор на книги по теория на управлението ибизнес мениджмънта
Източник: nauka.bg